سازمان‌ها و شرکت‌های بزرگ برای انجام امور دفتری و اداری خود نیازمند استخدام کارمندان اداری و همچنین منشی هستند. وظیفه اصلی کارمند اداری یا منشی، رسیدگی، هماهنگی و سازماندهی این امور است تا همه‌چیز در سازمان با نظم و سرعت پیش برود و سایر کارکنان بتوانند با خیال راحت بر وظایف تخصصی خود تمرکز داشته باشند.

کارمند اداری جزء موقعیت‌های شغلی است که نیاز به تحصیلات خاص و بالایی ندارد و تنها کافی است فرد با فرآیندهای اداری سازمان محل کارش آشنایی پیدا کند. با این حال، سازمان‌ها و کارفرماها برای جذب کارمند اداری و منشی، به مهارت‌های فردی خاصی توجه دارند که یکی از مهم‌ترین آن‌ها، مهارت در سازماندهی و نظم است.

با پیشرفت و رشد سریع فناوری و دیجیتالی شدن بسیاری از کارها، نیاز به کارمندان اداری نیز به مروز زمان کاهش پیدا خواهد کرد. با این حال، هنوز، به ویژه در کشورهای جهان سوم مثل ایران که هنوز خدمات دیجیتال کاملا با کاغذبازی و بروکراسی اداری جایگزین نشده، نیاز به استخدام کارمند اداری و منشی تقاضای زیادی دارد.

در این مقاله جاب ویژن قصد داریم در مورد وظایف کارمندان اداری و مسیر پیشرفت شغلی صحبت کنیم و دورنمای کلی این موقعیت شغلی را به شما ارائه دهیم. در ادامه با ما همراه باشید.

حوزه مسئولیت‌‌‌‌های شغلی کارمندان اداری در سازمان‌ها

اصلی‌‌‌‌ترین مسئولیت کارمندان اداری و منشی‌ها در سازمان‌ها، انجام امور اداری به منظور پشتیبانی از واحدهای عملکردی است. به عبارت دیگر، کارمندان و منشی‌ها با انجام کاغذبازی‌ها و مکاتبات اداری، به کارهای سازمان نظم می‌بخشند و با ارائه پشتیبانی از دیگر کارکنان، به آن‌ها کمک می‌کنند تمرکز اصلی خود را روی انجام کارهای تخصصی قرار دهند. سازمان‌ها با جذب کارمند اداری، به کارهای روزانه‌ی خود نظم می‌دهند و سرعت کارهای خود را افزایش می‌دهند.

شرح دقیق مسئولیت‌های شغلی کارمند اداری تا حد زیادی به زمینه فعالیت و اندازه‌ سازمان و شرکت وابسته است.کارمندان اداری هم مثل سایر مشاغل در سازمان‌های بزرگ دارای سطوح شغلی مختلفی هستند که وظایف و مسئولیت‌های آن‌ها با هم متفاوت است. با این حال، به طور کلی می‌توانیم چارچوب کلی وظایف شغلی کارمند اداری را به شرح زیر بیان کنیم:

• پاسخگویی به تماس‌های تلفنی و ایمیل
• همکاری با دیگر پرسنل برای عقد قراردادهای خارج سازمانی
• هماهنگی قرارهای ملاقات
• کپی و پرینت از اسناد مختلف
• هماهنگی سفرهای کاری و دیگر ارتباط خارجی پرسنل سازمان
• رزرو اتاق‌های جلسات و کنفرانس
• سفارش و نگهداری از تجهیزات مورد نیاز در بخش اداری سازمان
• آماده‌سازی صورت‌های مالی
• رسیدگی به امور بانکی مثل باز کردن حساب‌های بانکی
• تطبیق یا مغایرت‌گیری حساب‌ها با پیروی از یک برنامه‌ریزی زمانی

دورنمای مسیر پیشرفت و ارتقاء شغلی برای کارمندان اداری چگونه است؟

فرصت‌های شغلی کارمند اداری دارای مراحل و سطوح مختلفی است که تنها با کسب مهارت و تجربه می‌توانید از آن‌ها عبور کنید. تحصیلات، نقش چندان مهمی در پیشرفت شما به عنوان کارمند اداری ندارد؛ اما قاعدتا هرچه تجربه‌ کاری شما بالاتر برود و سطح شما به عنوان یک کارمند اداری، ارتقا پیدا کند، دستمزد شما نیز بیشتر می شود. این افزایش دستمزد شاید با افزایش حجم کاری همراه نباشد، اما حوزه مسئولیت‌های شما را بیشتر می‌کند.

کسب تجربه و سابقه کار

پیش از اینکه به عنوان کارمند اداری استخدام شوید می‌توانید با منشی‌گری، تجربه‌ی خود را بالا ببرید. شما می‌توانید منشی‌گری را در یک شرکت کوچک و حتی از مطب یک پزشک یا یک دفتر اداری کوچک شروع کنید و سپس به عنوان منشی در یک شرکت بزرگ مشغول به کار شوید. با چند سال کار به عنوان منشی در یک شرکت بزرگ، می‌توانید به پست اداری مهم‌تر با دستمزد بالاتری برسید.

معمولا در شروع کار به عنوان کارمند اداری، توسط کارمندان باسابقه‌تر آموزش داده می‌شوید تا با روند کارها آشنا شوید. این مرحله اغلب چند ماه طول می‌کشد و شما در این زمان، با فرآیندهای سازمان و سیستم کاری آن، آشنا می‌شوید.

سپس شما به عنوان یک کارمند اداری حرفه‌ای شناخته می‌شوید. با چند سال کسب تجربه و مهارت به عنوان کارمند اداری می‌توانید به یک کارمند اداری ارشد ارتقا پیدا کنید و وظیفه آموزش پرسنل جدید هم به وظایف شما اضافه می‌شود. معمولا حجم کار کارمند اداری ارشد بسیار بالاست و حقوق بالاتری نیز دارند.

یک کارمند اداری ارشد با چند سال سابقه‌ کار می‌تواند به پست مسئول یا مدیر دفتر برسد. کار مدیر دفتر این است که امور دفتری و اداری یک بخش از سازمان را مدیریت کند. حجم کاری مدیر دفتر اداری زیاد بالا نیست، ولی مسئولیت‌های سنگینی به عهده‌ او قرار دارد. البته در سازمان‌های کوچک تا متوسط، جای پیشرفت زیادی برای کارمند اداری وجود ندارد.

اما در سازمان‌های دولتی و شرکت‌های خصوصی بزرگ، مدیر دفتر می‌تواند بعد از چند سال سابقه کار، مدیریت کارهای اداری چند بخش از سازمان و در نهایت، مدیریت کارهای اداری تمامی سازمان را به عهده بگیرد. این مشاغل با وجود دستمزد بالا، مسئولیت‌های سنگینی دارند و گاها ممکن است ساعات کاری آن‌ها، بیش از ساعات کاری سایر کارمندان باشد.

کسب تخصص و آموزش

برای ارتقا و پیشرفت به عنوان کارمند اداری راه دیگر آن است که مهارت‌های خود را در یک حوزه‌ خاص مثل حقوق، IT، فروش یا … افزایش دهید تا بتوانید به عنوان یک کارمند اداری در بخش‌های تخصصی‌تر سازمان، فعالیت کنید. به عنوان مثال، اکثر سازمان‌های بزرگ دارای بخش IT هستند و کارمندان اداری این بخش، لازم است آشنایی مختصری با IT داشته باشند. یک کارمند اداری معمولی می‌تواند با افزایش دانش و مهارت‌های IT خود، از یک بخش عمومی در سازمان، به بخش IT منتقل شود. لازم به ذکر است که این انتقال معمولا با افزایش حقوق همراه است و مسیر پیشرفت شما را هموارتر می‌کند.

جمع بندی

تمامی سازمان‌ها و کسب‌وکارها با هر اندازه و تعداد پرسنل، برای پیشبرد سریع و منظم کارهای دفتری و اداری، به استخدام کارمند اداری و منشی نیاز دارند. وظایف اصلی کارمندان اداری و منشی‌ها به طور کلی انجام کارها و امور دفتری و کاغذبازی‌های روزانه سازمان است. بنابراین، دیگر کارکنان که وظایف تخصصی‌تری را به عهده دارند، می‌توانند تمامی زمان، انرژی و تمرکزشان را روی کار اصلی خود قرار ‌دهند.

موقعیت شغلی کارمند اداری و همین طور منشی‌گری جزء مشاغل عمومی هستند و به تحصیلات دانشگاهی خاصی نیاز ندارد و با داشتن مدرک لیسانس در هر رشته‌ای می‌توانید فعالیت مشغول به کار شوید. با این حال، تجربه و کسب مهارت‌های لازم، حرف اول را در پیشرفت به عنوان کارمند اداری می‌زند.